De administratie is niet de zorg van de zorgprofessionals

Minder administratie en meer échte zorg. Mailtjes, telefoontjes, brieven en nog veel meer wordt gecontroleerd in de zorgsector. Het is teveel en onnodig.

Er moet veel geregistreerd en gecontroleerd worden in de zorg: telefoontjes, mailtjes, brieven, formulieren en zo zijn er nog meer administratieve lasten. In 2020 hoeven wijkverpleegkundigen minder administratie bij te houden, maar ook in andere sectoren van de zorg kan het minder. Er gaat veel tijd verloren aan administratieve zaken. Dit vertelt Monique van de Heuvel. Zij is psychiatrisch verpleegkundige bij het psychiatrisch ziekenhuis Reinier van Arkel.

‘Te veel en onnodig’

De Inspectie voor de Gezondheidszorg, keurmerken, de overheid en de zorginstellingen eisen allemaal registraties. Dezelfde onderwerpen moeten ook nog op verschillende manieren en in verschillende systemen worden bijgehouden. ‘Als ik een telefoontje heb gepleegd, moet ik het registreren. ‘Als ik een mailtje heb gestuurd naar bijvoorbeeld de gemeente of naar een contactpersoon van een cliënt, moet ik dat registreren. Brieven naar de huisarts moeten geregistreerd worden. Zelfs als je een cliënt niet telefonisch te pakken krijgt, moet het geregistreerd worden. Eigenlijk alles wat ik rondom de cliënt doe, moet ik registreren en dat is soms naar mijn mening te veel en onnodig. ‘

Minder werktijd

Zorgprofessionals zijn 31 procent van hun werktijd kwijt aan administratieve taken. Dit is een toename van 6 procent ten opzichte van de afgelopen twee jaar. Dit blijkt uit een onderzoek van Berenschot onder 5700 zorgprofessionals. (Berenschot is een organisatieadviesbureau en helpt organisaties bij het oplossen van bestuurlijke en maatschappelijke vraagstukken.)Monique is niet verbaasd over dit percentage. ‘Ik had het percentage nog veel hoger verwacht. De komende jaren zal dit percentage zeker toenemen. Alles moet in deze tijd geregistreerd worden en dat wordt alleen maar meer.’

Extra tijd extra administratie

Ook Monique is veel extra tijd kwijt aan administratieve taken. ‘Ik werk 24 uur per week. Ik zie ongeveer 10 cliënten in de week. Ik denk dat ik dan wel zeker vier tot vijf uur aan extra administratie tijd kwijt ben. Het verbaast mij soms heel erg. Donderdag is altijd mijn laatste werkdag in de week. Ik heb dan in de ochtend meestal een overleg en daarna nog een of twee cliënten. In de middag had ik dan eigenlijk niks gepland. Dan denk je dat je op je gemak kan werken, maar ik moest alles bijwerken en controleren.’

Belangrijk maar soms teveel

Alle instellingen voor geestelijke gezondheidszorg (GGZ) in Nederland werken met ROM-vragenlijsten. ROM is de afkorting voor regelmatig uitkomsten meten. Door middel van die vragenlijst wordt de ernst van de klachten, de stabiliteit en het functioneren van een cliënt in beeld gebracht. De vragenlijst is daarom van groot belang, maar hier komt ook veel administratief werk bij kijken. ‘Ik neem het af, zet het in de computer en vervolgens moet ik dat weer registeren. Dat moet je dan weer bespreken met je cliënt. De cliënten zitten daar vaak niet op te wachten.’

Meer aandacht voor de cliënten

Uit het onderzoek van het Nivel (Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg)onder 1573 verpleegkundigen, verzorgende, begeleiders en praktijkondersteuners uit het Panel Verpleging & verzorging blijkt dat slechts 24 procent vindt dat de hoeveelheid administratie redelijk is en niet ten koste gaat van de zorg aan cliënten.‘De doelgroep met een licht verstandelijke beperking wilt praktisch geholpen worden. Die willen niet zoveel nadenken. Wij vullen zo’n vragenlijst binnen tien minuten in. Met een cliënt was ik een uur bezig om één pagina af te nemen en ik moest er drie afnemen. Dan ben ik eigenlijk drie weken met zo’n vragenlijst bezig, want ik heb ongeveer een uur per cliënt per week.’

‘De administratie maakt het werk niet leuker’

Het onderzoek laat ook zien dat 53 procent van de ondervraagde zorgverleners het werk dat samengaat met de administratie ervaart als druk en 18 procent het ervaart als te druk.‘Wij zijn niet opgeleid om achter een computer te zitten. Wij zijn doeners. Ik ben zelf ook een doener. Door al die administratieve taken, wordt het werk niet leuker. Ik zie dat mijn cliënten ook niet blij zijn als ik weer met een vragenlijst aankom of met een ander formulier. Het hoort erbij, maar het kan ook wat minder af en toe.’

‘Het wordt alleen maar meer’

‘Ik denk daarom ook dat de tijd die wij kwijt zijn aan administratie, in de toekomst niet zal gaan verminderen. Ik heb zelf het idee dat alles alleen maar meer wordt. Het heeft ook een beetje met de maatschappij te maken. Alles gaat tegenwoordig via de mail. Daardoor krijg je zoveel extra informatie die je tussen je werkzaamheden door nog moet verwerken. Wij zijn opgeleid om mensen te helpen. Dat moeten we vooral niet vergeten. ‘