Promotie: van flyer naar Facebook

Promotie voor een evenement of feest is ontzettend belangrijk. Vaak zorgt promotie ervoor dat het evenement naamsbekendheid krijgt en mensen er ook naartoe komen. Promotie is de afgelopen jaren veel veranderd, met name door de komst van social media. Jamie Jochems (23) kan hier meer over vertellen. Ze is promotiecoördinator bij Popronde Breda . ‘’Mijn einddoel is: zoveel mogelijk mensen laten genieten van een mooi evenement.’’


Wat is het doel bij de promotie van een evenement?
“Mijn einddoel is: Zoveel mogelijk mensen laten genieten van een mooi evenement. Hierbij is het belangrijk om de juiste personen aan te spreken. Wie zou het naar zijn of haar zin hebben op dit evenement? Wie totaal niet? Daarom vind ik het vooral erg belangrijk om te communiceren waar het evenement voor staat en daarin keuzes te maken. Popronde Breda zet opkomend talent op het podium. Zij wil hiermee mensen aangenaam verrassen. Als je zelf alleen van muziek houdt die je al kent en niet verrast wilt worden, kun je dus beter niet naar dit evenement komen. Het aantrekken van de juiste doelgroep is cruciaal, omdat je niet het publiek wilt trekken dat ongeïnteresseerd door de muziek heen praat tijdens een concert. Je wilt juist een positieve sfeer creëren.”

Hoe ziet het promotietraject eruit?
‘’De promotie van een evenement begint voor mij al bij de aftermovie, foto’s en reviews van de vorige editie. De rest van het jaar probeer ik fans van het evenement betrokken te houden door relevant nieuws te verspreiden. Crosspromotie vind ik hierbij belangrijk. – Cross-promotie is een snelle, korte en effectieve wederzijdse reclameactie tussen minimaal twee ondernemingen. – Bij Popronde Breda hebben we al een aantal jaar een succesvolle samenwerking met een ander muziekfestival. Wanneer dit festival plaats vindt, probeer ik de fans van Popronde Breda te enthousiasmeren om dat festival ook te bezoeken. Wij trekken allebei namelijk een vergelijkbaar publiek, maar zijn geen concurrentie van elkaar. Breda Barst – het andere festival – vindt meestal twee maanden voor ons evenement plaats. Doordat ik ons publiek op de hoogte houd van dit soort vergelijkbare evenementen, kan ik ze in hun muzikale behoefte voorzien. Op deze manier creëer je dus echt een win-win situatie.
Ik probeer een half jaar voor het evenement plaatsvindt al de frequentie van posts op social media op te schroeven, maar ‘het echte’ harde promotiewerk start drie maanden van tevoren. Dan zijn er vaak ook al wat acts uit het programma die bekend gemaakt kunnen worden en komen de eerste edities van Popronde er aan in andere steden.”

Hoe bereik jij je bezoekers?

“Het is het makkelijkst als het evenement zichzelf al kan verkopen. Waarom zou iemand graag jouw evenement willen bezoeken? Dan is het vervolgens mijn taak om dit zo goed mogelijk te communiceren, niet alleen in woorden maar ook in beeld. Soms is het nog wel eens lastig om de vinger te leggen op wat een evenement zo bijzonder maakt. Maar als je dit voor jezelf als organisatie duidelijk hebt, dan wordt het vervolgens een stuk makkelijker om anderen te raken. Zorg ervoor dat je boodschap consistent is en je beeldmateriaal herkenbaar.”

Welke tools gebruik je?

“Zelf gebruik ik een app om berichten in te plannen op Instagram. Voor Facebookberichten gaat dit al makkelijk met de eigen publicatietools van Facebook. Daarnaast is het voor evenementen marketing altijd handig als je verstand hebt van ontwerpprogramma’s, zoals Photoshop voor afbeeldingen, Premiere Pro en After Effects voor filmpjes en InDesign voor flyers en programmaboekjes. Dit zijn tools die ik zelf ook gebruik. Kennis van deze tools is noodzakelijk, tenzij je iemand kan inhuren om beeldmateriaal voor je te maken.”

Hoe weet je of je promotie echt geslaagd is?
“Tijdens het evenement hebben wij voor iedere locatie een stagemanager. Deze stagemanagers geven aan het coördinatieteam door hoe druk het is geweest op iedere locatie. Aan de hand daarvan maken wij een inschatting van hoeveel bezoekers er zijn geweest. Ook is het belangrijk om een contactpersoon te hebben voor iedere locatie, en vragen wij tijdens het evenement om bezoekers hun mening. Zij geven dan tips en tops die wij gebruiken als input voor volgende edities.’’

Gaat er weleens wat mis bij de promotie van een evenement?
“Ja, ook dat gebeurt! Afgelopen jaar heb ik bijvoorbeeld een keer een countdown visual gemaakt waarin ik Popronde 2019 had gezet in plaats van Popronde 2018, Oeps! Gelukkig zag één van de mede-coördinatoren het gelijk en heb ik die post nog snel aan kunnen passen.”

Waar denk je dat het thema ‘promotie’ over 10 jaar staat? Denk je dat er dan nog steeds gewerkt wordt met flyers/posters etc, of denk je dat social media het volledig over neemt?
“Dat is lastig om te zeggen. Zelf merk ik wel dat er een groter budget vrijgemaakt moet worden voor social media om een evenement het beste te promoten. Dit komt doordat Facebook en Instagram minder posts van bedrijven in je nieuwsoverzicht laten zien dan eerst, tenzij dit gesponsorde berichten zijn. Maar ik denk dat mensen over tien jaar wellicht ook wel een beetje moe zijn van social media.

Ik voorspel in ieder geval dat het nog steeds belangrijk is om goede persrelaties te hebben over tien jaar, want het nieuws is iets dat mensen blijven volgen en een lokaal of groot evenement heeft zeker nieuwswaarde. Al geloof ik wel dat dit voornamelijk via online nieuwssites zal zijn. Daarnaast denk ik dat beeldcontent nog belangrijker zal worden voor evenementen promotie. Dit is een ontwikkeling die we nu al zien, maar die naar mijn mening zeker zal blijven voortzetten.”